Sea
para 50 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un Congreso o unas jornadas puede ser una
experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un
congreso o reunión mal organizado desacreditará a todos los implicados. Por
esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su
planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
Antes
que nada, has de preguntarte si lo que quieres organizar es la forma más
rápida, fácil y barata de transmitir al público objetivo tu mensaje de la manera más eficiente y
personal posible. Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de
obtener los mismos resultados, tales como realizar una videoconferencia o
un evento hibrido , combinando elementos tanto
presenciales como virtuales. A pesar de la rápida consolidación del fenomeno de los eventos virtuales, hay varios
formatos en los que el contacto entre los participantes es esencial por razones
profesionales, educacionales o de networking, tales como los viajes de incentivos, las actividades dirigidas a fomentar el
espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como "team building"), o los eventos organizados
por motivos puramente ludicos
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